Young asian manager making briefing in office

Como construir um briefing e diminuir o número de pedidos de ajustes do cliente

O briefing é o documento que registra as informações necessárias para a construção de um projeto, funcionando como um guia para a equipe. As informações anotadas nele são obtidas diretamente com o cliente e vão auxiliar em todas as etapas de produção do projeto, contribuindo de maneira positiva na forma de comunicação com o cliente. Um briefing bem construído é uma excelente maneira de iniciar os trabalhos e diminuir os pedidos de ajustes posteriores.

A importância do briefing

Já que o briefing registra todas as informações sobre o projeto de acordo com as ideias iniciais do cliente, por meio dele, a equipe saberá como prosseguir com o projeto, compreendendo melhor quais pontos serão necessários investir maior atenção. Por isso, é importante que o briefing seja claro, evitando linguagem muito técnica, e bastante detalhado com relação ao objetivo a ser alcançado. 

O briefing também é importante para identificar as dúvidas e as maiores necessidades dos clientes. Muitas vezes, na fase inicial das ideias, os clientes ainda não pensaram nos problemas dos projetos que, porventura, virão a surgir e algumas dúvidas surgem no decorrer dos trabalhos. O briefing permite identificar essas adversidades.

Como fazer um ótimo briefing

Vamos listar aqui os itens que são essenciais para a confecção de um ótimo briefing. 

1 – Objetivo do projeto

Registre aqui o objetivo principal a ser alcançado pelo projeto. Perguntas como “o que tenho que fazer?”, “onde quero chegar?” e “como fazer?” vão ajudá-lo a projetar um caminho. 

Objetivos secundários também devem ser registrados aqui. Priorize os mais importantes e urgentes.

Jamais comece um projeto sem definir o objetivo, pois será muito grande a chance de o projeto não entregar tudo o que foi pedido pelo cliente.

2 – Responsáveis pelo projeto

O briefing será lido por todos os envolvidos no projeto e pelo cliente. É importante que todos se conheçam. Então, registre os nomes de todos os que estarão envolvidos no projeto e defina quais serão as atividades de cada um. Limite os prazos que cada um terá para cumprir visando a entrega do projeto.

3 – Sobre o cliente

Providencie uma breve pesquisa sobre o cliente, buscando entender sobre o posicionamento de sua marca e a sua atuação no mercado. Analise trabalhos anteriores feitos para o cliente e liste os principais acertos e eventuais erros.. 

4 – Orçamento

Como todo projeto precisa de materiais e investimentos para ser realizado, é necessário que se faça um orçamento antes de começar. Nesta etapa é possível descobrir qual o valor o cliente está disposto a investir no projeto.

5 – Definição do público-alvo / persona

A persona é o cliente ideal para a empresa ou serviço do seu cliente. Conhecer o perfil do público que o seu cliente atinge é ideal para manter a realização do projeto voltada para os interesses deste público, gerando melhores resultados.

6 – Defina o escopo do projeto

No escopo do projeto são definidos quais os meios e recursos necessários para a produção do trabalho. Nesta etapa, os perfis das pessoas envolvidas devem ser analisados para que seja certificado que todas as competências necessárias serão corretamente agrupadas.

7 – Verifique as objeções com o seu cliente

Saber o que o seu cliente não quer que esteja no projeto é muito importante. Pergunte ao cliente sobre as objeções e deixe-as bem discriminadas no briefing. Lembre-se, se no projeto final constar algo que o cliente não deseja, é certeza de que ele será reprovado!

8 – Análise da concorrência

Até aqui, você já compreendeu que conhecer a persona do seu cliente e compreender a ação dele no mercado em que atua são essenciais para a construção de um ótimo briefing. Igualmente importante também é analisar como se comportam os clientes dele. Conhecer a concorrência o permitirá construir um projeto que os supere em inovação e qualidade.

9 – Definição de prazos

Prazos bem definidos orientam o bom andamento do projeto para que atrasos não ocorram. Utilize o briefing para definir as datas de envio de todas as atividades e certifique-se de que todos os envolvidos no projeto estão determinados a cumpri-los. 

Verifique se o prazo que o seu cliente estabeleceu para receber o projeto é condizente com o tempo que você levará para cumprir com todas as demandas.

10 – Escolhas dos clientes

Inclua no briefing do projeto características que sejam determinantes para a identificação da identidade do seu cliente. Por exemplo, se a cor que identifica o seu cliente for o amarelo, utilize-a no projeto. Você pode dar opiniões no briefing, mas esteja certo de que as vontades do cliente estão sendo respeitadas, para isso, ouça-o. Marque uma reunião e converse sobre todos esses detalhes.

11 – Informações adicionais 

Este é o tópico que encerra a confecção do briefing. Aqui serão anotadas as informações que não são determinantes para a elaboração do projeto, mas que também não podem ser deixadas de lado. São as famosas “observações finais”. 

Concluindo

Construindo um briefing desta maneira você terá todas as informações necessárias para dar início ao projeto do seu cliente, diminuindo, consideravelmente, os pedidos de ajustes. As expectativas do cliente sobre o seu trabalho serão atendidas
Esperamos que você tenha gostado do nosso post e já o convidamos para a próxima leitura: o que acha de aprender um pouco mais sobre Marketing de Conteúdo?

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